Lenguaje claro: por qué es importante que las empresas y los clientes se comuniquen de forma sencilla y directa.

Desde luego. Muchos consumidores reconocen que no leen documentos oficiales porque los consideran difíciles de entender. Esto supone varios riesgos, especialmente al firmar contratos, como la posibilidad de contraer deudas no deseadas. Por eso, las empresas deberían esforzarse más en utilizar un lenguaje claro y comprensible. El lenguaje claro nos beneficia a todos: disminuye los malentendidos, ahorra tiempo y mejora las relaciones con los clientes. Además, las empresas experimentan mejores resultados, ya que los clientes responden más rápidamente y se sienten mejor informados.

Sí, desde 2023 hay una norma ISO que define el lenguaje sencillo a nivel mundial. Un texto se considera claro si cumple tres criterios: primero, la información es fácil de encontrar; segundo, el contenido se entiende rápidamente; y tercero, los lectores pueden actuar de manera adecuada después de leerlo. No se trata solo de usar palabras y oraciones simples, sino también de tener una buena estructura y diseño. Es importante pensar en la experiencia del usuario. Las empresas deberían probar sus textos en situaciones reales y ver cuál funciona mejor.

Sí, hablar con un lenguaje claro es más desafiante porque ocurre en tiempo real, así que necesitas pensar rápido. Al hablar, ser breve y claro es aún más importante que al escribir. El contexto y el tono son también cruciales. Por ejemplo, si hablas con alguien por teléfono y escuchas un bebé llorando de fondo, es importante tenerlo en cuenta y comunicarte con paciencia. 

Antes, algunas empresas solían usar un lenguaje formal y amenazante para ejercer presión. Pero ahora, los estudios muestran que ser honesto y empático es igual de efectivo, o incluso más. Las empresas que se comunican de manera clara y cercana logran mejores resultados sin dañar su relación con los clientes.

Al centrarse en la comunicación H2H, o "de humano a humano", se busca que el texto haga sentir a los lectores que se les habla directamente. Las empresas deben usar formas de dirección personal en lugar de frases impersonales y estándar. Además, el tono del mensaje debe ajustarse a la situación. Por ejemplo, hay una diferencia entre alguien que tiene una factura pendiente de 500 euros y alguien que tiene una de 5.000 euros. 

La mejor manera es a través de un proyecto piloto. Las empresas deberían coger una comunicación típica con el cliente, crear una versión más simple y luego probar cuál funciona mejor. En el sector de la recuperación de deudas, se puede evaluar el impacto observando las tasas de recuperación y la rapidez de las respuestas de los clientes. Estas pruebas ofrecen resultados concretos y pueden favorecer la toma de decisiones. 

Recomiendo probar estos tres consejos para escribir correos electrónicos más claros: primero, menciona el tema más importante desde el principio; segundo, formula los subtítulos como preguntas, por ejemplo, "¿Por qué te estamos escribiendo?" o "¿Qué deberías hacer?"; tercero, mueve los números y nombres confusos del texto a una tabla. 

Sí, totalmente. La forma en que nos comunicamos ha cambiado mucho en los últimos siglos, pero el lenguaje oficial sigue siendo innecesariamente complicado. Las empresas y organismos oficiales deben estar preparados para que los clientes usen traducciones asistidas por IA para entender textos difíciles. Si no simplifican su lenguaje ahora, pronto perderán el control directo sobre su comunicación. Por eso, es el momento adecuado para que las empresas sean proactivas y adopten un lenguaje claro y justo como algo habitual.